Términos de servicio

1. Aceptación y elegibilidad

El uso de Arcora Radicados constituye la aceptación de estos términos de servicio. Debe utilizar el servicio solo si tiene capacidad legal para contratar y, en el caso de organizaciones, la autoridad necesaria para vincular a la entidad. Si actúa en nombre de una organización, declara que cuenta con dicha autoridad.

2. Descripción del servicio

Arcora Radicados es una plataforma de gestión documental y de trámites (radicados) que permite a las organizaciones (en particular entidades del sector público) administrar documentos, carpetas, archivos, radicados de entrada, salida e interno, terceros (clientes), dependencias (proyectos), usuarios, roles, traslados entre dependencias y registros de auditoría. El servicio se presta a través de la aplicación web y de la infraestructura en la nube asociada.

3. Cuenta y acceso

Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales (usuario y contraseña) y de todas las actividades que ocurran bajo su cuenta. No comparta sus credenciales con terceros. Las organizaciones son responsables de la gestión de usuarios y roles dentro de su entorno (altas, bajas, permisos) y de que el uso del servicio por parte de sus usuarios se ajuste a estos términos.

4. Uso aceptable

Debe utilizar Arcora Radicados de forma lícita. Queda prohibido: usar el servicio para fines ilegales o no autorizados; intentar acceder a sistemas, datos o cuentas ajenos sin autorización; cargar, almacenar o distribuir contenido que infrinja derechos de terceros o que sea difamatorio, ofensivo o dañino; o vulnerar leyes o regulaciones aplicables, incluidas las colombianas en la medida en que resulten aplicables a su uso.

5. Comunicaciones enviadas por el servicio

5.1 Correo electrónico

El servicio envía correos electrónicos transaccionales y operativos (notificación de creación de radicado, respuesta o resolución, actualización de plazos, creación de usuario con credenciales, restablecimiento de contraseña) a través del proveedor Resend. Los destinatarios se determinan a partir de las direcciones de correo almacenadas en perfiles de usuario o en la ficha del tercero asociado al trámite. Al proporcionar o gestionar direcciones de correo en el sistema, acepta la recepción de estos mensajes en dichas direcciones.

5.2 WhatsApp

El servicio puede enviar notificaciones por WhatsApp (enlaces al radicado) cuando se crea un radicado, se registra una respuesta (radicado de salida) o se transfiere un radicado. Dichos mensajes se envían mediante la API de WhatsApp Cloud de Meta. Al proporcionar un número de teléfono (o, como administrador, al almacenar números de usuarios o terceros), acepta que se puedan enviar estas notificaciones a esos números. Podrían aplicarse tarifas estándar de su operador de mensajería. No garantizamos la entrega o disponibilidad del servicio de WhatsApp de terceros.

6. Datos y privacidad

El tratamiento de los datos personales se rige por nuestra Política de privacidad, que forma parte de estos términos. Usted y su organización son responsables de la exactitud y licitud de los datos que introduzcan (incluidos los de terceros y los documentos asociados a los radicados) y de contar con las bases legales y consentimientos necesarios cuando la ley lo exija.

7. Propiedad intelectual y contenido

La plataforma Arcora Radicados, su software, marcas y materiales asociados son propiedad del operador del servicio o de sus licenciantes. Las organizaciones conservan los derechos sobre el contenido que suban (documentos, metadatos, datos de trámites). Usted nos otorga la licencia necesaria para alojar, procesar, mostrar y transmitir dicho contenido en el marco del servicio y de las comunicaciones descritas (correo y WhatsApp).

8. Exclusiones de garantía

El servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad". No garantizamos que el servicio sea ininterrumpido, libre de errores o que cumpla requisitos específicos de su organización. Los documentos, radicados y decisiones tomadas a partir del uso del servicio son responsabilidad de la organización y de los usuarios autorizados; el operador no asume responsabilidad por el contenido ni por las consecuencias de las decisiones adoptadas con base en él.

9. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley aplicable, el operador no será responsable por daños indirectos, consecuentes, especiales o punitivos, ni por pérdida de datos, beneficios o uso. La responsabilidad máxima agregada frente a usted o su organización en relación con el servicio se limitará según lo permita la ley vigente (en Colombia, sin perjuicio de los derechos que la ley no permita limitar).

10. Terminación

El operador puede suspender o dar por terminado el acceso al servicio en caso de incumplimiento de estos términos o por otras causas razonables. Las organizaciones pueden dejar de utilizar el servicio en cualquier momento. En caso de terminación, los datos podrán ser exportados o retenidos durante un período limitado según la configuración y la ley aplicable; le recomendamos mantener copias de los datos críticos por su cuenta.

11. Modificaciones de los términos

Nos reservamos el derecho de modificar estos términos. Los cambios sustanciales serán notificados de forma visible (por ejemplo, en la aplicación o por correo). El uso continuado del servicio después de la entrada en vigor de los cambios constituye la aceptación de los términos modificados. Si no acepta los cambios, debe dejar de utilizar el servicio.

12. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de los mismos será sometida a los tribunales competentes en Colombia. Lo anterior se entiende sin perjuicio de los derechos que como consumidor le reconozca la ley y que no puedan ser objeto de renuncia.

13. Contacto

Para consultas o notificaciones relacionadas con estos términos, puede contactarnos en: arcora@7lineas.com.